Pengertian Komunikasi Organisasi: Fungsi, Teori, dan Manfaatnya

Komunikasi sebagai elemen penting dalam kehidupan sosial manusia tidak dapat dipisahkan dari tampilan organisasi. Organisasi sendiri merupakan kumpulan individu yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Dalam konteks ini, komunikasi organisasi menjadi krusial untuk memastikan bahwa setiap anggota dapat berkolaborasi dengan efektif. Artikel ini akan membahas pengertian komunikasi organisasi, fungsi, teori, jenis, serta manfaatnya dalam lingkungan kerja.

Pengertian Komunikasi

Menurut beberapa sumber ahli, komunikasi merupakan proses pengiriman dan penerimaan pesan antara dua orang atau lebih. Jenis dan Kelly mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses yang dilakukan oleh seseorang (komunikator) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang lain. Raymond Ross menerangkan bahwa komunikasi melibatkan pemilahan dan penyampaian simbol dengan tujuan agar penerima mampu memahami makna yang dimaksudkan oleh komunikator.

Dari beberapa definisi ini, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses yang melibatkan pengiriman, penerimaan, dan pengolahan simbol atau pesan yang dilakukan oleh individu-individu dalam suatu kelompok atau organisasi.

Pengertian Organisasi

Sebelum masuk ke definisi komunikasi organisasi, perlu dipahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan organisasi. Stephen Robbins mendefinisikan organisasi sebagai sebuah kelompok sosial yang dikoordinasikan untuk tujuan tertentu. Begitu juga dengan pandangan Sondang Siagian yang menekankan pada kerjasama antar individu untuk mencapai tujuan. Dari pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa organisasi merupakan sekumpulan individu yang bersatu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian Komunikasi Organisasi

Menggabungkan konsep komunikasi dan organisasi, komunikasi organisasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian, penerimaan, dan pertukaran informasi dalam sebuah organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Goldhaber menggambarkan komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan dan pertukaran pesan dalam jaringan yang saling ketergantungan, yang bertujuan untuk merespons lingkungan yang tidak pasti.

Teori – Teori dan Jenis Teori Komunikasi Organisasi

Terdapat beberapa teori yang menjelaskan dinamika komunikasi dalam organisasi:

1. Teori Struktural Klasik: Menjelaskan organisasi sebagai lembaga yang memiliki struktur kaku dan sentralisasi tugas.

2. Teori Neoklasik: Menekankan pentingnya aspek psikologis anggota organisasi dan hubungan antar individu sebagai faktor pendorong produktivitas.

3. Teori Fusi: Menggambarkan pengaruh timbal balik antara individu dan organisasi, di mana keduanya saling mempengaruhi.

4. Teori Peniti Penyambung (The Linking Pin Model): Fokus pada peranan penyelia yang menghubungkan berbagai kelompok dalam organisasi.

5. Teori Sistem Sosial: Mengedepankan bahwa hubungan antar individu dalam suatu organisasi lebih penting daripada formalitas jabatan.

6. Teori Public Relations: Menekankan komunikasi yang terencana untuk menciptakan dan memelihara hubungan baik antara organisasi dan publik.

7. Teori Kepemimpinan: Menggambarkan tugas-tugas pemimpin dalam membangun komunikasi yang efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Jenis-Jenis Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi dapat dibagi menjadi dua jenis utama: internal dan eksternal.

• Komunikasi Internal: Berfokus pada interaksi antara anggota organisasi. Contoh dalam hal ini adalah perubahan visi yang melibatkan pendapat semua anggota melalui diskusi/seminar untuk mencapai kesepakatan bersama.

• Komunikasi Eksternal: Menyasar pihak luar organisasi, seperti saat membangun kemitraan, mencari sponsor, atau mengiklankan produk. Inisiatif ini bertujuan untuk mengatasi kebutuhan organisasi terkait interaksi dan dukungan dari pihak luar.

Manfaat Komunikasi Organisasi

Menguasai komunikasi organisasi dapat memberikan berbagai manfaat penting, antara lain:

1. Memahami Posisi: Anggota organisasi dapat lebih memahami posisi mereka dalam struktur organisasi.

2. Memperkuat Hubungan: Mendorong hubungan yang lebih baik antara anggota dan pimpinan.

3. Pencapaian Tujuan: Mempermudah tercapainya tujuan berkat komunikasi yang baik.

4. Menyesuaikan Diri: Membantu individu untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja.

5. Kesadaran Tugas: Meningkatkan pemahaman mengenai tugas pemimpin dan anggota, sehingga efektivitas organisasi meningkat.

Fungsi Komunikasi Organisasi

Fungsi komunikasi organisasi penting untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi di dalam organisasi. Menurut Sendjaja, fungsi komunikasi organisasi meliputi:

1. Fungsi Informatif: Mengolah dan menyebarkan informasi untuk mencapai kelancaran dalam organisasi.

2. Fungsi Regulatif: Mempermudah pelaksanaan aturan dan pedoman yang ada.

3. Fungsi Persuasif: Memberikan arahan kepada anggota tanpa sifat memerintah.

4. Fungsi Integratif: Memfasilitasi pekerjaan anggota untuk mencapai tujuan.

Konsep Komunikasi Organisasi

Dalam memahami komunikasi organisasi, beberapa konsep dasar perlu diperhatikan:

1. Proses: Komunikasi yang terus menerus terjadi antar anggota.

2. Pesan: Pengiriman dan penerimaan informasi adalah inti dari komunikasi organisasi.

3. Jaringan: Organisasi dilihat sebagai jaringan yang melibatkan berbagai pihak.

4. Keadaan Saling Bergantung: Setiap unit dalam organisasi harus saling mendukung untuk dapat berfungsi dengan baik.

5. Hubungan: Proses sosial yang terjadi di dalam organisasi antara individu-individu.

6. Lingkungan: Mempertimbangkan faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi komunikasi organisasi.

7. Ketidakpastian: Membutuhkan interoperabilitas dalam penyampaian informasi untuk menangani situasi yang kompleks dan berubah-ubah.

Dengan memahami berbagai aspek ini, diharapkan setiap individu dalam organisasi mampu berkontribusi optimal untuk mencapai tujuan bersama. Dengan komunikasi yang baik, organisasi tidak hanya akan lebih responsif terhadap perubahan, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang harmonis dan produktif.