Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arsiparis dapat diartikan sebagai seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan, yang diperoleh melalui pendidikan formal maupun pelatihan. Dalam konteks ini, arsiparis berfungsi untuk menjalankan kegiatan pengarsipan, baik di instansi pemerintah maupun di lembaga swasta. Definisi ini sejalan dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009, yang menyatakan bahwa arsiparis adalah individu yang memiliki tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan kearsipan. Dengan demikian, peran arsiparis sangat penting dalam pengelolaan informasi dan pelestarian warisan budaya nasional, baik untuk generasi saat ini maupun mendatang.
A. Pengertian Arsiparis
Arsiparis bukan hanya sekadar pengelola arsip, melainkan seseorang yang harus memiliki karakter dan integritas yang tinggi. Seorang arsiparis diharapkan mampu melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab, di mana mereka berperan sebagai penjaga dan pemelihara informasi. Dalam Permenpan No. 48 Tahun 2014, dijelaskan bahwa arsiparis merupakan pegawai negeri sipil yang diangkat untuk melaksanakan kegiatan kearsipan di lingkungan lembaga negara, pemerintahan, dan pendidikan. Tugas dan tanggung jawab ini membuat mereka menjadi elemen penting dalam sebuah organisasi.
B. Peran Arsiparis
Arsiparis berperan sebagai pengelola arsip yang memiliki tanggung jawab untuk menjaga akuntabilitas dan keandalan informasi yang disimpan. Berikut adalah beberapa peran dan fungsi arsiparis:
- Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan lembaga yang beragam.
- Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan dapat dipercaya sebagai alat bukti.
- Melaksanakan pengelolaan arsip yang berkualitas dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
- Menjamin keamanan dan keselamatan arsip demi perlindungan hak-hak keperdataan masyarakat.
- Memastikan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban di masyarakat.
- Menjaga aset nasional dalam berbagai bidang.
- Menyediakan informasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik.
C. Wewenang Arsiparis
Dalam melaksanakan tugasnya, arsiparis memiliki beberapa wewenang, antara lain:
- Menutup penggunaan arsip yang dapat merusak keamanan informasi.
- Menutup akses arsip oleh pihak yang tidak berhak.
- Melakukan penelusuran arsip untuk kepentingan penyelamatan arsip.
Wewenang ini penting agar arsiparis dapat menjalankan fungsinya dengan baik dan menjaga integritas informasi yang dikelola.
D. Kegiatan Pokok Arsiparis
Arsiparis melaksanakan beberapa kegiatan pokok yang mencakup:
- Appraise: Menentukan arsip yang memiliki nilai permanen.
- Acquire: Menambahkan arsip ke dalam khasanah organisasi.
- Arrange and describe: Menyusun arsip dan menyiapkan alat bantu temu kembali.
- Preserve: Melestarikan arsip dari kerusakan.
- Provide access and reference service: Memastikan arsip dapat diakses oleh pengguna yang berhak.
E. Tugas dan Kewajiban Arsiparis
Arsiparis memiliki tanggung jawab yang sangat beragam. Beberapa tugas rinci dari seorang arsiparis meliputi:
- Membuat Laporan Evaluasi dan Penilaian Arsip: Membuat laporan terkait evaluasi kearsipan.
- Membuat Laporan Pelayanan Arsip: Mengidentifikasi efektivitas pelayanan kearsipan.
- Mendaftarkan Arsip yang Diserahkan: Mendaftarkan arsip yang diserahkan kepada instansi lain.
- Mendaftarkan Arsip yang Dimusnahkan: Mencatat arsip yang telah dimusnahkan.
- Membuat Persetujuan Pemusnahan Arsip: Mempersiapkan dokumen untuk pemusnahan arsip.
- Membuat Jadwal Retensi Arsip: Menetapkan durasi penyimpanan arsip.
- Memindahkan Arsip: Mengelola pemindahan arsip yang diperlukan.
- Membuat Daftar Arsip Vital: Menyusun daftar arsip yang dianggap sangat penting.
- Membuat Daftar Arsip yang Dialih Media: Mencatat arsip yang akan dialih mediakan.
- Membuat Daftar Arsip Terjaga: Mendesain daftar arsip yang harus dijaga.
- Membuat Salinan Otentik Arsip Terjaga: Menghasilkan salinan arsip yang perlu disimpan.
- Memverifikasi Arsip Aktif yang Autentik: Mengonfirmasi keaslian arsip yang masuk.
- Melakukan Registrasi Arsip: Meregi arsip yang baru masuk ke sistem.
Tugas-tugas ini menggambarkan kompleksitas dan pentingnya peran arsiparis dalam pengelolaan arsip di berbagai lembaga.
Peran arsiparis tidak bisa dianggap remeh, karena mereka bertanggung jawab menjaga kelestarian dan keandalan informasi penting dalam sebuah organisasi. Melalui pengetahuan, keterampilan, dan integritas yang tinggi, arsiparis memastikan bahwa arsip yang mereka kelola dapat diakses dan digunakan dengan baik, baik untuk kepentingan generasi sekarang maupun mendatang. Selain itu, bagi individu yang ingin memasuki profesi ini, penting untuk menjalani pendidikan formal atau pelatihan terkait kearsipan, sehingga dapat memenuhi syarat dan kompetensi yang dibutuhkan dalam peran yang krusial ini.
