Pengertian Administrasi: Tujuan, Ciri, Fungsi, dan Jenisnya

Administrasi merupakan suatu kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari pengelolaan organisasi, manajemen, serta berbagai bidang lainnya. Dalam pengertiannya yang umum, administrasi digunakan untuk menggambarkan suatu kerja sama yang melibatkan lebih dari satu orang, bertujuan mencapai suatu tujuan bersama. Istilah administrasi pertama kali berasal dari kata Latin “administrare,” yang berarti “untuk memberikan layanan dan bantuan.” Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan kebutuhan organisasi, pemahaman administrasi semakin variatif, mencakup aspek-aspek yang lebih luas dan kompleks. Artikel ini akan membahas secara mendalam pengertian administrasi, tujuan, ciri-ciri, fungsi, jenis-jenis, dan cara kerjanya.

A. Pengertian Administrasi

Menurut Alemina Henuk-Kacaribu dalam bukunya, administrasi adalah serangkaian kegiatan yang mencakup pengaturan dan pengurusan berbagai hal untuk mencapai tujuan bersama. Dalam arti sempit, administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan penyusunan dan pencatatan data secara sistematis, sedangkan dalam arti luas, administrasi melibatkan aktivitas kerja sama sekelompok orang yang terkoordinasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian ini menyoroti bahwa administrasi bukan hanya sekadar tugas administratif seperti surat-menyurat atau catat-mencatat. Melainkan menyangkut perencanaan, organiasi, koordinasi, serta pengawasan dalam usaha mencapai efektivitas dan efisiensi kerja. Dengan kata lain, administrasi berfungsi sebagai penghubung antara individu untuk mencapai target yang lebih besar dalam konteks organisasi atau perusahaan.

B. Tujuan Administrasi

Administrasi memiliki beberapa tujuan utama yang krusial dalam konteks pengelolaan organisasi, termasuk:

• Menyusun Program Usaha: Administrasi membantu dalam mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk penyusunan program dan keputusan strategis.
• Evaluasi Kegiatan Organisasi: Administrasi memfasilitasi evaluasi kegiatan berdasarkan data yang tersedia, untuk memahami potensi dan kendala dalam pelaksanaan program.
• Memantau Kegiatan Administrasi: Dengan adanya sistem administrasi yang baik, pemantauan kegiatan dapat dilakukan dengan lebih teratur dan menyeluruh.
• Memastikan Keamanan bagi Kegiatan Usaha: Administrasi berperan dalam menjaga keamanan dan kejelasan dalam setiap aktivitas dan transaksi yang dilakukan di organisasi.

C. Ciri-Ciri Administrasi

Setiap sistem administrasi memiliki beberapa ciri khusus yang membedakannya, antara lain:

• Terdiri atas Sekelompok Orang: Administrasi melibatkan kerja sama dan kolaborasi dari berbagai individu dengan tujuan yang sama.
• Menjalin Kerja Sama: Kerja sama antar individu sangat penting untuk mencapai tujuan administrasi.
• Memiliki Tujuan yang Harus Dicapai: Kehadiran administrasi bertujuan mencapai hasil tertentu yang diinginkan oleh organisasi.
• Adanya Proses Kegiatan Usaha: Proses yang terstruktur dalam kegiatan administrasi mendukung pencapaian tujuan bersama.

D. Fungsi Administrasi

Fungsi administrasi terbagi ke dalam beberapa kategori yang penting untuk kelancaran operasional organisasi, seperti:

• Planning (Perencanaan): Mencakup pengumpulan dan pengolahan data untuk menyusun rencana yang strategis.
• Organizing (Penyusunan): Mengorganisir sumber daya dan hubungan antar bagian untuk memperlancar komunikasi.
• Coordinating (Mengoordinasi): Mengatur setiap aspek kegiatan agar berjalan harmonis demi mencapai tujuan.
• Reporting (Laporan): Mengkomunikasikan perkembangan dan hasil kegiatan kepada pihak yang berkepentingan.
• Budgeting (Pembuatan Anggaran): Penentuan anggaran yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan organisasi.
• Staffing (Penempatan Posisi): Menempatkan tenaga kerja yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi tugas.
• Directing (Bimbingan): Memberikan arahan dan bimbingan kepada anggota organisasi agar tetap fokus pada tujuan.

E. Jenis-Jenis Administrasi

Administrasi memiliki beragam jenis yang masing-masing memiliki fungsi dan peran yang berbeda, antara lain:

• Administrasi Perkantoran: Melibatkan kegiatan terkait perencanaan keuangan, distribusi barang, dan personalia.
• Administrasi Negara: Berkaitan dengan pembuatan kebijakan publik dan etika dalam pengelolaan negara.
• Administrasi Keuangan: Mengelola laporan keuangan dan aspek terkait lainnya.
• Administrasi Pendidikan: Mengatur berbagai aspek yang berkaitan dengan kegiatan pendidikan.
• Administrasi Niaga: Berfokus pada perencanaan dan pengawasan dalam aspek komersial dan bisnis.

F. Cara Kerja Administrasi

Cara kerja administrasi melibatkan kegiatan rutin yang dilakukan oleh staf administrasi, yang mencakup:

• Koordinasi dengan divisi lain saat ada pertemuan atau kegiatan.
• Mengumpulkan dan menyusun dokumen untuk persiapan kegiatan.
• Mempersiapkan akomodasi dan tiket untuk perjalanan dinas.
• Memastikan persediaan peralatan kantor.
• Membuat agenda untuk rapat atau acara.
• Mendistribusikan korespondensi baik dalam bentuk surat maupun email.
• Mengolah dan menyusun laporan serta dokumen lainnya.

Dengan memahami berbagai aspek administrasi, kita bisa menyimpulkan bahwa administrasi bukan sekadar aktivitas administratif harian. Melainkan sebuah fungsi esensial dalam mendukung operasional organisasi yang lebih luas. Keberadaan administrasi yang efektif dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan, pengelolaan sumber daya dengan optimal, dan meningkatkan produktivitas. Sehingga, administrasi menjadi pilar penting dalam mendukung keberlangsungan dan perkembangan suatu organisasi.